Leistungsverzeichnisse verstehen: GAEB, Excel und PDF

Eine Angebotsanfrage kommt per E-Mail. Im Anhang liegen ein Leistungsverzeichnis als PDF und eine Datei mit der Endung .x83. Welche davon brauchen Sie für die Kalkulation? Wenn beide denselben Stand enthalten, nehmen Sie die GAEB-Datei zum Einlesen. Das PDF können Sie zum Nachlesen danebenlegen.

Dieser Artikel erklärt den Aufbau eines Leistungsverzeichnisses, die Bedeutung der GAEB-Dateiendungen und den Umgang mit Excel- und PDF-LVs. Danach können Sie die passende Ausgangsdatei auswählen und prüfen, ob die Daten für Ihre Kalkulation vollständig angekommen sind.

Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis, kurz LV, beschreibt die ausgeschriebenen Arbeiten in einzelnen Positionen. Zu einer Position gehören üblicherweise eine Positionsnummer, der Leistungstext, eine Menge und eine Einheit. Als Bieter kalkulieren Sie den Preis für die geforderte Leistung.

Ein einfaches Beispiel wäre die Position 01.02.0010 mit 120 Metern Kabelrinne. Der Kurztext benennt die Leistung. Im Langtext können Breite, Material und Befestigung stehen. Ob die Montage im laufenden Betrieb erfolgen muss, ergibt sich möglicherweise erst aus den Vorbemerkungen. Für Ihren Preis brauchen Sie auch diese Angaben.

GAEB, Excel und PDF sind unterschiedliche Möglichkeiten, ein LV zu übergeben. Entscheidend für die Weiterverarbeitung ist, ob Ihre Software Positionsnummer, Menge und Leistungstext bereits als zusammengehörige Daten erhält oder diese Zuordnung erst herstellen muss.

GAEB-Dateien: Was D, P und X bedeuten

GAEB-Dateien übertragen Bauinformationen in einer festgelegten Struktur zwischen verschiedenen Programmen. Die Regeln dafür veröffentlicht der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen. So lassen sich LV-Daten in eine Kalkulationssoftware übernehmen, ohne jede Position abzutippen.

Der Buchstabe in der Dateiendung kennzeichnet die Formatgeneration. D steht für GAEB 1990, P für GAEB DA 2000 und X für die XML-basierten Formate. Eine .d83 und eine .x83 erfüllen damit dieselbe Aufgabe, sind technisch aber unterschiedlich aufgebaut.

Die Grafik zeigt die beiden für Angebote besonders relevanten Austauschphasen. Die Zuordnung der Dateiendungen erläutert die offizielle GAEB-FAQ. Das X allein verrät noch nicht, welche XML-Version eine Datei verwendet.

Die Zahl beschreibt den Zweck der Datei

Bei einer Angebotsanfrage begegnet Ihnen beispielsweise eine X83-Datei. Sie enthält die LV-Daten, auf deren Grundlage Sie Ihr Angebot erstellen. Ihre Angebotsdaten geben Sie anschließend in einer X84-Datei zurück, sofern dieses Format verlangt ist.

• X81: Leistungsbeschreibung. Übergabe der beschriebenen Leistungen.

• X82: Kostenanschlag. LV-Daten für die Kostenermittlung.

• X83: Angebotsaufforderung. Grundlage für die Bearbeitung durch den Bieter.

• X84: Angebotsabgabe. Rückgabe der Angebotsdaten an den Auftraggeber.

• X85: Nebenangebot. Eigene Austauschphase für ein Nebenangebot.

• X86: Auftragserteilung. Übergabe der Auftragsdaten.

Die offizielle Übersicht zu GAEB DA XML 3.3 führt weitere Phasen auf, etwa X80 für universelle LV-Daten und X87 für die Auftragsbestätigung. Die vollständige Fachdokumentation und Schemadateien stehen im Downloadbereich des GAEB.

Eine X83-Datei durch Umbenennen zu einer X84-Datei zu machen, reicht nicht. Ihre Software muss die Angebotsdaten in der passenden Struktur ausgeben. Prüfen Sie deshalb bereits beim Eingang der Anfrage, welches Format der Empfänger für die Abgabe fordert.

Ein LV in Excel braucht eindeutige Spalten

Eine Excel-Datei lässt sich gut bearbeiten und ergänzen. Ihr Aufbau ist aber nicht durch GAEB vorgegeben. In einer Mappe steht der Langtext in einer eigenen Spalte, in einer anderen verteilt er sich über mehrere Zeilen. Vor dem Import sollten Sie erkennen können, welche Zellen zu welcher Position gehören.

Praktisch ist eine Tabelle mit eigenen Spalten für Positionsnummer, Kurztext, Langtext, Menge und Einheit. Bewahren Sie Positionsnummern wie 01.02.0010 als Text auf. Titelzeilen und Zwischensummen sollten als solche erkennbar bleiben, damit sie nicht versehentlich als auszuführende Leistungen übernommen werden.

Wer eine GAEB-Datei zunächst in Excel bearbeiten möchte, findet bei GAEB-Online eine Beschreibung des Exports nach Excel. Der Anbieter beschreibt auch die Rückübernahme von Preisen und Bieterangaben für eine GAEB-Angebotsdatei. Für den direkten Import einer vorhandenen Excel-Datei in 90/10 ist dieser Umweg nicht erforderlich.

Beim PDF kommt es auf Text und Seitenaufbau an

Ein PDF bewahrt vor allem die Darstellung des Dokuments. Eine sichtbare Tabelle liefert deshalb noch keine verlässlich getrennten Datenfelder für den Import. Besonders an Seitenumbrüchen sollten Sie prüfen, ob der fortgesetzte Langtext noch zur richtigen Position gehört.

Versuchen Sie, im PDF einen Satz zu markieren und zu kopieren. Gelingt das, ist auswählbarer Text vorhanden. Bei einem reinen Scan muss eine Texterkennung die Zeichen zunächst aus dem Bild lesen. Adobe erklärt diesen Schritt in seiner Anleitung zur Texterkennung in gescannten PDFs.

Kontrollieren Sie erkannte Mengen und Einheiten am Original. Aus 1,20 Metern dürfen beim Übertragen keine 120 Meter werden. Wenn Sie eine passende GAEB-Datei nachfordern können, sparen Sie sich einen Teil dieser Prüfungen.

GAEB, Excel und PDF in 90/10 einlesen

In 90/10 können Sie GAEB- und Excel-Dateien direkt einlesen. Auch PDF-Leistungsverzeichnisse werden unterstützt, einschließlich gescannter handschriftlicher Unterlagen. Sie müssen eine vorhandene Excel-Tabelle oder ein PDF deshalb nicht zuerst selbst in GAEB umwandeln. Bei schwer lesbaren Vorlagen bleibt die Kontrolle der erkannten Angaben besonders wichtig.

Nach dem Hochladen prüfen Sie die übernommenen Positionen. Vergleichen Sie eine Position mit langem Leistungstext und eine mit ungewöhnlicher Einheit mit der Ausgangsdatei. Kontrollieren Sie außerdem den Anfang und das Ende des LV sowie die Zuordnung zu den Titeln. Offensichtliche Lücken sollten vor der Preisbearbeitung geklärt sein.

Auf dieser Grundlage lassen Sie in 90/10 einen Kalkulationsentwurf vorbereiten. Sie ergänzen eigene Materialpreise, prüfen Montagezeiten und korrigieren die Ansätze an den Positionen. Eine sauber eingelesene Datei erleichtert diese Arbeit. Ob der Preis zur geforderten Ausführung und zu Ihrem Betrieb passt, entscheiden Sie bei der Prüfung.

Den nächsten Schritt zeigt unser Artikel GAEB-Dateien mit KI auswerten und die Kalkulation vorbereiten anhand einer Kabelrinne. Für PDF-Unterlagen finden Sie weitere Hinweise unter PDF-Leistungsverzeichnisse in die Kalkulation übernehmen.

PDF oder GAEB: Welche Fassung gilt?

Stehen im PDF und in der GAEB-Datei unterschiedliche Mengen oder Leistungstexte, ist die verbindliche Fassung entscheidend. Welche das ist, legen die Vergabeunterlagen fest. Zwei Beispiele aus Berlin zeigen, warum Sie sich nicht allein auf das Dateiformat verlassen sollten.

Das Berliner ABau-Formblatt V 244 F, Abschnitt 3. Es legt bei Abweichungen zwischen Datenaustauschdateien und der schriftlichen Fassung den Vorrang der schriftlichen Fassung fest. Von PDF spricht es dabei nicht ausdrücklich. Außerdem nimmt es Dateien, die über eine Vergabeplattform ausgetauscht werden, von der grundsätzlichen Einstufung als bloßes Arbeitsmittel aus.

In der Ausschreibung ZVB26055 zur Baustelleneinrichtung an der Kienbergstraße des Bezirksamts Marzahn-Hellersdorf ist die Angebotsabgabe ausdrücklich anders geregelt: Werden GAEB und PDF gleichzeitig eingereicht, ist ausschließlich die GAEB-Datei verbindlich. Das PDF dient nur zur Information und wird bei der Angebotswertung nicht berücksichtigt.

Für Ihre Kalkulation heißt das: Prüfen Sie in der konkreten Ausschreibung, welche Fassung verbindlich ist. Widersprechen sich die bereitgestellten Unterlagen, klären Sie die Abweichung mit dem Auftraggeber, bevor Sie auf dieser Grundlage kalkulieren.